Błąd na fakturze w sklepie internetowym może dotyczyć danych klienta, ceny, ilości towaru, stawki VAT albo zwrotu zamówienia. W takiej sytuacji można naprawić błąd dodając notę korygującą albo wystawiając fakturę korygującą. Odpowiednie kroki zależą od rodzaju błędu oraz aktualnych zasad fakturowania.
Błąd na fakturze – nota czy korekta? Najważniejsza różnica
Faktura korygująca a nota to różne rozwiązania, przy czym to drugie zostało już wycofane z polskiego prawa. Jeśli błąd wpływa na wartość sprzedaży, podstawę opodatkowania albo kwotę VAT, potrzebna jest faktura korygująca. Dotyczy to m.in. pomyłki w cenie, ilości towaru, stawce VAT, rabatu, zwrotu części zamówienia albo całkowitego odstąpienia od umowy. Dawniej nota korygująca służyła do poprawiania drobnych błędów formalnych, np. literówki w nazwie firmy, błędu w adresie albo niepełnych danych nabywcy. Nie można było nią jednak zmieniać kwot, stawek VAT ani przedmiotu sprzedaży.
Obecnie po zmianach związanych z KSeF, przedsiębiorca powinien błąd na fakturze zgłosić wystawcy, a sprzedawca poprawia dokument. To szczególnie ważne w sklepie internetowym, gdzie faktury są automatycznie generowane przez system sprzedażowy. Przedsiębiorca nie musi martwić się, jak wystawić notę korygującą, bo taka forma już nie obowiązuje w Polsce.
Nota korygująca – kto ją wystawiał i co można było nią poprawić?
Nota korygująca była dokumentem wystawianym przez nabywcę, a nie przez sprzedawcę. W ten sposób można było poprawić jedynie pomyłki formalne, np. błąd w nazwie ulicy, literówkę w nazwie firmy, niepełny adres albo drobny błąd w danych identyfikacyjnych. Nota nie mogła zmieniać rzeczywistej strony transakcji. Aktualnie najbezpieczniejszym rozwiązaniem w przypadku błędu czy braków w dokumencie jest kontakt ze sprzedawcą i wystawienie faktury korygującej przez sklep. Dzięki temu dokumentacja pozostaje spójna z ewidencją VAT, JPK_V7 i systemem sprzedażowym.
Faktura korygująca – kiedy wystawia ją sklep internetowy?
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, czyli sklep internetowy. Robi to wtedy, gdy faktura pierwotna zawiera błąd albo po sprzedaży zmieniły się warunki transakcji. Korekta powinna odnosić się do faktury pierwotnej i wskazywać, co oraz dlaczego zostało poprawione. Dla sklepu internetowego szczególnie ważne są dwa przypadki: zwrot towaru oraz pomyłka w danych wpływających na rozliczenie VAT.
Zwroty towarów, czyli odstąpienie od umowy
Faktura za zwrot towaru e-commerce to jedna z najczęstszych sytuacji wymagających korekty. Jeśli konsument odstępuje od umowy i odsyła produkt, sklep powinien wystawić fakturę korygującą zmniejszającą sprzedaż. Analogicznie postępuje się przy zwrocie części zamówienia. W relacjach B2B zasady zależą od regulaminu, umowy i ustaleń między stronami, ale jeśli sklep przyjmuje zwrot albo udziela rabatu po sprzedaży, również należy udokumentować to fakturą korygującą.
Pomyłki w cenie, ilości towaru lub stawce VAT
Faktura korygująca jest konieczna także wtedy, gdy sklep błędnie wpisał cenę, liczbę produktów, wartość rabatu, koszt dostawy albo stawkę VAT. Takie błędy wpływają na podstawę opodatkowania i kwotę podatku, więc nie można ich naprawić zwykłą adnotacją ani wiadomością e-mail. Uporządkowane prowadzenie księgowości oraz jasny obieg dokumentów między sklepem, systemem sprzedażowym i księgowością znacznie ułatwią prowadzenie firmy.
Całkowita zmiana nabywcy – czy można użyć noty korygującej?
Całkowita zmiana nabywcy nie powinna być poprawiana notą korygującą. Jeśli faktura została wystawiona na zupełnie inny podmiot, np. na osobę prywatną, a po czasie klient chce zmienić ją na firmę, nie jest to zwykła literówka ani korekta formalna. W takiej sytuacji bezpiecznym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej do zera do błędnego dokumentu i wystawienie nowej faktury na prawidłowego nabywcę, o ile przepisy i okoliczności transakcji pozwalają na takie działanie. Trzeba też uważać na faktury do paragonów, gdzie znaczenie ma m.in. to, czy paragon zawierał NIP nabywcy. Korekta danych nabywcy powinna zawsze odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi transakcji.
Rozliczenie korekt w JPK_V7 – wsparcie księgowości
Faktura korygująca musi zostać prawidłowo ujęta w JPK_V7. Przy korektach zwiększających sprzedaż rozliczenie zależy od przyczyny korekty. Przy korektach „in minus”, np. zwrocie towaru albo obniżce ceny, znaczenie ma właściwa dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty i ich spełnienie. W praktyce takim potwierdzeniem może być np. korespondencja z klientem, zaakceptowany zwrot, potwierdzenie przyjęcia reklamacji, protokół, regulamin zwrotów, informacja z systemu sklepu albo dokument magazynowy. Nie zawsze musi to być klasyczne podpisane potwierdzenie odbioru faktury korygującej, ale firma powinna umieć wykazać, dlaczego obniżyła VAT należny.
Biuro rachunkowe pomaga sprawdzić, czy korekta została wystawiona poprawnie, czy trafiła do właściwego okresu rozliczeniowego i czy w JPK_V7 zastosowano odpowiednie oznaczenia. To ważne zwłaszcza przy sprzedaży internetowej, dużej liczbie zwrotów, fakturach do paragonów i automatycznych integracjach sklepu z księgowością. Jeśli prowadzisz e-commerce i chcesz ograniczyć ryzyko błędów w fakturach, korektach i JPK, skorzystaj ze wsparcia Taxman. Jako doświadczona firma księgowa pomagamy sklepom internetowym uporządkować fakturowanie, zwroty i rozliczenia VAT. Sprawdź także nasze biuro księgowe i zadbaj o bezpieczną księgowość sprzedaży online.
