Zaświadczenie A1 to urzędowy dokument potwierdzający, że pracownik lub osoba samozatrudniona która pracuje za granicą na terenie UE, EOG lub Szwajcarii podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i opłaca składki w ZUS, jednocześnie będąc zwolnioną z tego obowiązku w kraju świadczenia usług. Dokument wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych po złożeniu wniosku elektronicznego. Jeśli pracownik ma ważny druk A1, co do zasady nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że polskie L4 w Niemczech, a także niemieckie zwolnienie lekarskie, należy rozliczać według polskich zasad. Pracodawca powinien wiedzieć, jak przyjąć dokument, kiedy przekazać go do ZUS i jak ustalić wynagrodzenie chorobowe za granicą.
Choroba na oddelegowaniu (druk A1) – gdzie pracownik idzie do lekarza?
Zaświadczenie A1 potwierdza, że składki pracownika delegowanego są rozliczane w Polsce. Nie zastępuje jednak dostępu do leczenia, dlatego przed wyjazdem pracownik powinien mieć kartę EKUZ. Dzięki niej może skorzystać w Niemczech z niezbędnej pomocy medycznej na zasadach obowiązujących osoby ubezpieczone w niemieckim systemie.
W razie choroby pracownik powinien udać się do lekarza działającego w publicznym systemie opieki zdrowotnej. Lekarz może wystawić AU-Bescheinigung, czyli niemieckie zaświadczenie o niezdolności do pracy. Pracownik powinien jak najszybciej poinformować firmę o chorobie i przekazać skan lub zdjęcie zwolnienia, a następnie, jeśli będzie to wymagane, dostarczyć oryginał dokumentu.
Dobrą praktyką jest wcześniejsze przygotowanie procedury dla osób delegowanych: wskazanie osoby kontaktowej w firmie, adresu do korespondencji oraz sposobu przekazywania dokumentów. To szczególnie ważne, gdy działa jako polska firma budowlana w Niemczech.
Niemieckie zwolnienie lekarskie (AU-Bescheinigung) a polski ZUS
Zwolnienie lekarskie z Niemiec do ZUS powinno zawierać dane lekarza lub placówki, datę wystawienia, podpis oraz okres niezdolności do pracy. Dokument wystawiony po niemiecku, czyli w języku urzędowym państwa UE, co do zasady nie wymaga tłumaczenia na język polski.
Pracownik powinien niezwłocznie powiadomić pracodawcę o nieobecności, a samo zwolnienie przekazać płatnikowi zasiłku w terminie wynikającym z polskich przepisów, najczęściej w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Jeśli świadczenie wypłaca pracodawca, dokument pozostaje w dokumentacji kadrowo-płacowej. Jeśli płatnikiem jest ZUS, firma przekazuje do ZUS wymagane dokumenty, np. zaświadczenie ZUS Z-3 oraz zagraniczne zwolnienie.
W bardziej złożonych sytuacjach pracownik może zgłosić niezdolność do pracy także przez instytucję miejsca pobytu w Niemczech, która przekaże informację do polskiego ZUS.
Kto płaci za chorobowe – polski czy niemiecki system?
Przy prawidłowym oddelegowaniu i ważnym A1 chorobowe na oddelegowaniu rozlicza się w Polsce. Przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca. W przypadku pracowników po 50. roku życia okres ten wynosi 14 dni, licząc od następnego roku po ukończeniu 50 lat. Po tym czasie pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Nie oznacza to jednak, że każda osoba pracująca w Niemczech będzie rozliczana tak samo. Inaczej należy analizować samozatrudnionych, zleceniobiorców czy osoby prowadzące działalność. Więcej o takim modelu pracy opisujemy tutaj: praca na własnej działalności Niemcy.
Jak obliczyć podstawę wymiaru zasiłku przy pracy za granicą?
Podstawę wynagrodzenia chorobowego i zasiłku ustala się zasadniczo z wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby. Przy pracy za granicą trzeba jednak uwzględnić zasady dotyczące podstawy składek pracowników delegowanych.
Jeżeli przychód pracownika jest wyższy od przeciętnego wynagrodzenia, podstawę składek można pomniejszyć o równowartość diet za dni pobytu za granicą. Po takim pomniejszeniu podstawa nie może być jednak niższa niż kwota przeciętnego wynagrodzenia. Ma to znaczenie dla L4, ponieważ wysokość świadczenia chorobowego zależy od podstawy składki na ubezpieczenie chorobowe.
Przy delegowaniu trzeba pilnować spójności między umową, listą płac, ewidencją pobytu za granicą i dokumentami ZUS. Błędy w podstawie składek mogą przełożyć się na nieprawidłową wysokość chorobowego.
Kontrola L4 pracownika za granicą – czy to możliwe?
Pracownik przebywający na L4 za granicą powinien podać aktualny adres pobytu, np. kwaterę, hotel lub mieszkanie w Niemczech. Jeśli zmieni miejsce pobytu, powinien poinformować o tym pracodawcę i ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz pracodawca mogą sprawdzać, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem. W przypadku pobytu w Niemczech możliwa jest współpraca ZUS z niemieckimi instytucjami, w tym z Krankenkasse, zwłaszcza gdy istnieje podejrzenie nadużycia.
Jeśli delegujesz pracowników do Niemiec, warto uporządkować zasady zgłaszania choroby, dokumentowania L4 i wyliczania świadczeń. Taxman pomaga firmom w obsłudze A1, ZUS, list płac i rozliczeń transgranicznych. Sprawdź nasze usługi! Oferujemy pełną pomoc i wsparcie w Szczecinie przy rozliczeniu podatku z Niemiec oraz innych kwestii kadrowo-płacowych.
