KSeF 2026 – Krajowy System e-Faktur

Kompletny przewodnik po fakturach ustrukturyzowanych

Co to jest KSeF i dlaczego rewolucjonizuje fakturowanie w Polsce?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma rządowa, która od 2026 roku stanie się jedynym legalnym sposobem wystawiania faktur między firmami w Polsce. Koniec z plikami PDF i papierowymi dokumentami – liczyć się będzie tylko faktura z unikalnym numerem KSeF.

Terminy wprowadzenia KSeF w 2026 roku

  • 1 lutego 2026 – firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2025 roku
  • 1 kwietnia 2026 – wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa (także zwolnione z VAT)

Kluczowe zmiany w fakturowaniu – co się zmieni?

Data wystawienia faktury

Obecnie: Możliwość wystawienia faktury z datą wsteczną
KSeF: Data wystawienia = dzień przesłania do systemu (bez możliwości antydatowania)

Korekty błędnych faktur

Obecnie: Można poprosić o zignorowanie błędnej faktury
KSeF: Każdy błąd wymaga formalnej faktury korygującej (nie ma opcji „cofnięcia”)

Dostępność faktur

  • Faktury krajowe B2B: Od razu dostępne dla odbiorcy w systemie
  • Faktury zagraniczne: Wystawiane w KSeF + dodatkowo przesyłane tradycyjnie
  • Faktury B2C: Pozostają poza systemem

Kto jest zwolniony z obowiązku KSeF?

Poza systemem KSeF pozostają:

  • Faktury dla osób fizycznych (B2C)
  • Bilety pełniące funkcję faktury (autostrady, kolej)
  • Faktury w procedurach OSS i IOSS

Aplikacja księgowa Taxman – księgowość w kieszeni

Oferujemy nowoczesną aplikację mobilną do prowadzenia księgowości, która już teraz przygotowuje firmy na erę cyfrowego fakturowania:

Zalety aplikacji mobilnej Taxman:

  • Dostęp 24/7 – sprawdzaj stan firmy o każdej porze
  • Fotografowanie dokumentów – wystarczy zdjęcie paragonu czy faktury
  • Automatyczne rozpoznawanie – aplikacja odczytuje dane z dokumentów
  • Powiadomienia o terminach – nie przegapisz ważnych płatności i deklaracji
  • Bezpieczne przesyłanie – szyfrowane połączenie z biurem rachunkowym
  • Podgląd raportów – bieżący dostęp do wyników finansowych
  • Gotowość na KSeF – aplikacja zostanie automatycznie dostosowana do nowego systemu

Dlaczego warto już teraz korzystać z aplikacji mobilnej?

Przygotowanie do KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim wypracowanie nowych nawyków w dokumentowaniu transakcji. Nasza aplikacja pozwala na bieżąco przesyłać dokumenty i kontrolować ich poprawność, co będzie kluczowe w systemie, gdzie nie ma możliwości „cofnięcia” błędnej faktury.

Taxman – Twój partner w przejściu na KSeF

KSeF informacje

Praktyczny przykład działania KSeF

Stolarz z Poznania wystawia fakturę dla lokalnej firmy meblarskiej – po zatwierdzeniu w programie, faktura automatycznie pojawia się w KSeF i jest dostępna dla odbiorcy. Gdy sprzedaje usługę klientowi z Niemiec, dodatkowo wysyła mu PDF z kodem QR.

Dlaczego KSeF wymaga większej kontroli nad dokumentami?

W systemie KSeF każda faktura otrzymuje niepowtarzalny numer i nie można jej już usunąć ani zmodyfikować. To oznacza konieczność większej precyzji i kontroli nad danymi już na etapie wprowadzania. Błąd w dacie, kwocie czy danych kontrahenta będzie wymagał dodatkowej faktury korygującej, co komplikuje księgowość i może generować dodatkowe koszty.

Fakturowanie zagraniczne w KSeF – podwójna praca

Wszystkie faktury dla kontrahentów zagranicznych również muszą trafiać do KSeF, ale to nie koniec obowiązków. Równocześnie trzeba będzie przesłać tradycyjną wersję dokumentu (PDF, papier) bezpośrednio do zagranicznego odbiorcy, który nie ma dostępu do polskiego systemu. To oznacza podwójną pracę przy każdej transakcji eksportowej.

Taxman – gotowi na KSeF 2026

Biuro Rachunkowe Taxman jest w pełni przygotowane na wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Nasi specjaliści na bieżąco śledzą wszystkie zmiany legislacyjne i dostosowują procesy do nowych wymagań. Zapewniamy płynne przejście na KSeF bez zakłóceń w prowadzeniu Państwa działalności.

Wybierając Biuro Rachunkowe Taxman, zyskujesz:

  • Doświadczony zespół przygotowany na KSeF
  • Aplikacja z pełną integracją KSeF – wystawiaj faktury już dziś!
  • Nowoczesne narzędzia mobilne – księgowość w telefonie
  • Kompleksowe wsparcie – od przygotowania po wdrożenie
  • Bieżące informowanie o wszystkich zmianach legislacyjnych
  • Minimalizację ryzyka błędów i kar w nowym systemie
  • Przewagę konkurencyjną – zacznij używać KSeF przed obowiązkiem

Informacje aktualne na wrzesień 2025. Biuro Rachunkowe Taxman na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach i dostosowuje swoje usługi do wymagań KSeF.