Prowadzenie własnego biznesu nieuchronnie wiąże się ze zmienną koniunkturą rynkową, sezonowością zamówień lub koniecznością czasowego skupienia się na sprawach osobistych czy zdrowotnych. W sytuacjach kryzysowych lub w okresach dłuższego przestoju przedsiębiorca nie musi od razu decydować się na definitywne zamknięcie podmiotu. Polskie prawo przewiduje instytucję, jaką jest zawieszenie działalności gospodarczej, pozwalającą na legalne zamrożenie firmy bez utraty wypracowanej marki, numeru NIP oraz relacji handlowych.
Spis treści
Na czym polega zawieszenie działalności gospodarczej i kto może to zrobić?
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, prawo do zawieszenia przysługuje każdemu przedsiębiorcy wpisanemu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), pod warunkiem że nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Wyjątkiem są pracownicy przebywający na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych. Osoba fizyczna prowadząca JDG może zawiesić firmę na czas określony (minimum 30 dni) lub bezterminowo.
Warto pamiętać, że w okresie pauzy operacyjnej nadal mogą występować pewne koszty stałe. Kwestia konto firmowe a prywatne staje się wówczas kluczowa – opłaty za prowadzenie rachunku firmowego generują pasywny koszt, jednak likwidacja konta biznesowego na czas przerwy bywa kłopotliwa, jeśli przedsiębiorca musi przyjmować zaległe płatności lub regulować raty leasingowe.
Co wolno, a czego nie wolno robić w trakcie zawieszenia?
Status zawieszenia nakłada na przedsiębiorcę określone ograniczenia, lecz gwarantuje uprawnienia niezbędne do zabezpieczenia majątku. Podstawową zasadą jest bezwzględny zakaz wykonywania działalności oraz osiągania bieżących przychodów ze sprzedaży. Nie wolno wystawiać faktur za czynności dokonane w okresie zawieszenia ani podpisywać nowych kontraktów.
Ustawodawca dopuszcza jednak czynności zachowawcze (art. 25 ust. 2 Prawa przedsiębiorców). W trakcie zawieszenia przedsiębiorca ma prawo:
- wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia działalności,
- zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
- regulować zobowiązania powstałe przed okresem zawieszenia,
- uczestniczyć w postępowaniach sądowych, administracyjnych i podatkowych,
- osiągać przychody finansowe z czynności sprzed zawieszenia.
Przedsiębiorca ma także obowiązek poddawać się kontrolom organów państwowych na zasadach przewidzianych dla podmiotów aktywnych.
Zawieszenie działalności a składki ZUS i ubezpieczenie zdrowotne
Dla większości przedsiębiorców głównym motywatorem do wstrzymania działalności jest redukcja comiesięcznych obciążeń. Relacja zawieszenie JDG a ZUS jest jednoznaczna: z dniem wskazanym we wniosku przedsiębiorca zostaje automatycznie wyrejestrowany z ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. W konsekwencji ustaje obowiązek naliczania i opłacania składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych, Funduszu Pracy oraz składki zdrowotnej.
Jeżeli zawieszenie następuje w trakcie trwania miesiąca, składki społeczne opłaca się proporcjonalnie do liczby dni aktywności firmy. Składka zdrowotna jest natomiast niepodzielna i za miesiąc rozpoczęcia przerwy należy uregulować ją w pełnej wysokości.
Kiedy tracisz prawo do opieki medycznej na NFZ?
Wstrzymanie opłacania składki zdrowotnej niesie za sobą bezpośrednie skutki w publicznej opiece medycznej. Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, prawo do bezpłatnych świadczeń w ramach NFZ wygasa po upływie 30 dni od dnia ustania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego.
Po tym terminie przedsiębiorca przestaje być widoczny w systemie e-WUŚ jako osoba uprawniona. Aby zachować prawo do bezpłatnego leczenia, przedsiębiorca może:
- zgłosić się do ubezpieczenia jako członek rodziny (np. przez ubezpieczonego małżonka),
- podjąć zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia,
- podpisać umowę o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w NFZ i samodzielnie opłacać comiesięczną składkę.
Podatki w trakcie zawieszenia JDG
Drugim kluczowym obszarem optymalizacji jest kwestia zawieszenie działalności a podatek. Okres pauzy pozwala na odciążenie płynnościowe, lecz nie zwalnia z ostatecznych obowiązków ewidencyjnych.
Zaliczki na podatek dochodowy (PIT) i ryczałt
W trakcie zawieszenia przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku obliczania i wpłacania okresowych (miesięcznych lub kwartalnych) zaliczek na podatek dochodowy – zarówno na skali podatkowej, podatku liniowym, jak i ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.
Zwolnienie to obejmuje również sytuacje, gdy podatnik uzyska przychód z czynności dozwolonych (np. ze sprzedaży środka trwałego). Dochody te wykazuje się dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28), które należy złożyć w standardowym terminie. Zawieszenie firmy nie zwalnia ze złożenia rocznej deklaracji.
Co z podatkiem VAT i składaniem plików JPK_V7?
Obowiązki sprawozdawcze w VAT zależą od tego, czy prowadzona była JDG z VAT czy bez. Podatnicy zwolnieni podmiotowo nie mają dodatkowych obowiązków. Z kolei czynni podatnicy VAT są co do zasady zwolnieni z przesyłania comiesięcznych lub kwartalnych plików JPK_V7 (art. 99 ust. 7a ustawy o VAT).
Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Przedsiębiorca musi przesłać plik JPK_V7 za dany okres zawieszenia, jeżeli:
- dokonał czynności podlegającej opodatkowaniu (np. sprzedaż środka trwałego),
- rozlicza wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub import usług,
- koryguje rozliczenia za okresy poprzednie,
- chce odliczyć podatek naliczony od wydatków ponoszonych w ramach czynności zachowawczych.
Jak zgłosić zawieszenie firmy w CEIDG? Krok po kroku
Procedura formalna jest w pełni zintegrowana i bezpłatna. To, jak zawiesić firmę, sprowadza się do złożenia wniosku CEIDG-1, co uruchamia zasadę jednego okienka – wpis trafia automatycznie do ZUS, urzędu skarbowego oraz GUS.
Praktyczny proces, jakim jest zawieszenie firmy ceidg, przebiega w następujących krokach:
- Zalogowanie się na portalu Biznes.gov.pl przy użyciu Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel lub e-dowodu,
- Wybór usługi „Zmień dane w CEIDG/Zawieś działalność”,
- Wskazanie daty rozpoczęcia zawieszenia (data może być bieżąca, przyszła lub wsteczna),
- Określenie okresu zawieszenia – na czas określony lub bezterminowo,
- Podpisanie wniosku podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysyłka formularza.
