Krajowy system efaktur — co to dokładnie jest?
Digitalizacja procesów księgowych i administracyjnych w Polsce ma się coraz lepiej. Ma ona na celu zwiększenie efektywności, usprawnienie komunikacji między instytucjami oraz przedsiębiorstwami, a także zmniejszenie obciążeń biurokratycznych.
Spis treści
Wdrażanie digitalizacji w Polsce możemy podzielić na kilka kluczowych obszarów, a jednym z nich, będącym przedmiotem niniejszego artykułu jest Krajowy System e Faktur KSeF.
Krajowy system e faktur KSeF, to nowoczesne narzędzie, które ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przesyłania faktur ustrukturyzowanych, a także otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Oprócz powyższych Krajowy System e Faktur KSeF umożliwia również udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. To innowacyjne rozwiązanie, wprowadzone w odpowiedzi na rosnące potrzeby rynku i dążenie do digitalizacji aspektów działalności gospodarczej oraz wyeliminowanie faktur papierowych.
Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur wystawia się według krajowej struktury logicznej FA(3). Obowiązkowy KSeF nie obejmuje podatników, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w dostawie. Faktury wystawiane w Krajowym Systemie KSeF to tzw. faktury ustrukturyzowane.
KSeF — ustawa
Przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wprowadzono do ustawy o podatku od towarów i usług (nie ma odrębnej „ustawy o KSeF”) – określają one obowiązki podatników VAT w zakresie e-faktur. Zgodnie z przepisami tej ustawy, faktury elektroniczne muszą zawierać m.in. dane takie jak data wygenerowania faktury, polski identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy i nabywcy oraz być zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Odbieranie faktur drogą elektroniczną jest również objęte tymi przepisami, co umożliwia automatyczne przetwarzanie i weryfikację dokumentów za pomocą systemu teleinformatycznego służącego do obsługi KSeF.
Dzięki tym regulacjom KSeF staje się systemem teleinformatycznym służącym do analizy i kontroli prawidłowości danych z e faktury, a także mający na celu zwiększeniu efektywności i przejrzystości procesów księgowych.
Wystawianie e faktur przez podmiot uprawniony będzie przejrzystym i łatwym procesem.
Kto będzie musiał korzystać z krajowego systemu efaktur?
Do końca stycznia 2026 r. korzystanie z KSeF było dobrowolne. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury przez KSeF, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy od 1 lutego 2026 r. i pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 r.
Obowiązkowy KSeF — od kiedy?
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur obowiązuje od 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, u których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF.
Faktury z kas rejestrujących (oraz paragony z NIP nabywcy jako faktury uproszczone do 450 zł lub 100 euro) można wystawiać poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.
Faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie są objęte obowiązkiem KSeF – można je wystawiać w KSeF dobrowolnie.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, stworzony przez Ministerstwo Finansów, mający na celu ułatwienie i usprawnienie procesów związanych z wystawianiem, otrzymywaniem i udostępnianiem faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana to dokument, który spełnia określone standardy i formaty, ułatwiając kontrolę prawidłowości danych oraz automatyzację procesów księgowych. Dzięki KSeF, dane sprzedawcy i odbiorcy są przechwytywane i przetwarzane w sposób jednolity, co przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów księgowych oraz ułatwia kontrolę i monitorowanie przepływu faktur elektronicznych.
Krajowy system e-Faktur w 2026 roku – stan na dziś
Krajowy system e-Faktur jest obowiązkowy od 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają podatnicy, u których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali. Także od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury ustrukturyzowane przez KSeF, również ci, którzy sami korzystają jeszcze z wyjątków przy wystawianiu.
Do 31 grudnia 2026 r. obowiązują rozwiązania przejściowe. Podatnicy, u których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF. Zamiast KSeF można też stosować faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP nabywcy, traktowane jako faktury uproszczone do 450 zł lub 100 euro. Od 1 stycznia 2027 r. te wyjątki wygasają.
Krajowy system e-Faktur miał być objęty karami od 1 stycznia 2027 r. W październiku 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający kary do 31 grudnia 2027 r., który trafił do Sejmu – do czasu jego uchwalenia warto zakładać, że od 2027 r. wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku może skutkować sankcją. Sam obowiązek korzystania z KSeF przez wszystkich od 1 stycznia 2027 r. projekt pozostawia bez zmian.
