Czym jest Krajowy system efaktur i od kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy system efaktur — co to dokładnie jest?

Digitalizacja procesów księgowych i administracyjnych w Polsce ma się coraz lepiej. Ma ona na celu zwiększenie efektywności, usprawnienie komunikacji między instytucjami oraz przedsiębiorstwami, a także zmniejszenie obciążeń biurokratycznych.

Wdrażanie digitalizacji w Polsce możemy podzielić na kilka kluczowych obszarów, a jednym z nich, będącym przedmiotem niniejszego artykułu jest Krajowy System e Faktur KSeF.

Krajowy system e faktur KSeF, to nowoczesne narzędzie, które ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przesyłania faktur ustrukturyzowanych, a także otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Oprócz powyższych Krajowy System e Faktur KSeF umożliwia również udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. To innowacyjne rozwiązanie, wprowadzone w odpowiedzi na rosnące potrzeby rynku i dążenie do digitalizacji aspektów działalności gospodarczej oraz wyeliminowanie faktur papierowych.

Krajowy System e faktur KSeF działa na podstawie standardów europejskich i spełnia wymogi UE dotyczące faktur ustrukturyzowanych, co pozwala na swobodną wymianę dokumentów między polskimi a zagranicznymi podmiotami. Faktury wystawiane w Krajowym Systemie KSeF to tzw. faktury ustrukturyzowane.

KSeF — ustawa

Ustawa o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wprowadza ważne regulacje dotyczące obowiązków, jakie mają czynni podatnicy podatku VAT w zakresie e-faktur. Zgodnie z przepisami tej ustawy, faktury elektroniczne muszą zawierać m.in. dane takie jak data wygenerowania faktury, polski identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy i nabywcy oraz być zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Odbieranie faktur drogą elektroniczną jest również objęte tymi przepisami, co umożliwia automatyczne przetwarzanie i weryfikację dokumentów za pomocą systemu teleinformatycznego służącego do obsługi KSeF.

Dzięki tym regulacjom KSeF staje się systemem teleinformatycznym służącym do analizy i kontroli prawidłowości danych z e faktury, a także mający na celu zwiększeniu efektywności i przejrzystości procesów księgowych.

Wystawianie e faktur przez podmiot uprawniony będzie przejrzystym i łatwym procesem.

Kto będzie musiał korzystać z krajowego systemu efaktur?

Tak jak początkowo Krajowy System KSeF wprowadzał obowiązek korzystania z faktury ustrukturyzowanej dla określonej grupy przedsiębiorców, tak teraz e-fakturowanie B2B będzie obowiązkowe dla wszystkich firm w Polsce.

Obowiązkowy KSeF — od kiedy?

Obowiązkowy Krajowy System e Faktur KSeF pojawi się w Polsce od 1 lipca 2024 r., przy wydłużeniu o dodatkowe pół roku na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT — dla nich KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, stworzony przez Ministerstwo Finansów, mający na celu ułatwienie i usprawnienie procesów związanych z wystawianiem, otrzymywaniem i udostępnianiem faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana to dokument, który spełnia określone standardy i formaty, ułatwiając kontrolę prawidłowości danych oraz automatyzację procesów księgowych. Dzięki KSeF, dane sprzedawcy i odbiorcy są przechwytywane i przetwarzane w sposób jednolity, co przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów księgowych oraz ułatwia kontrolę i monitorowanie przepływu faktur elektronicznych.