Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) nierzadko przysparza podatnikom trudności, szczególnie w zakresie prawidłowej ewidencji i dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Wielu przedsiębiorców nie ma pewności, czy dany wydatek faktycznie stanowi koszt podatkowy oraz w której kolumnie KPiR należy go zaksięgować, aby uniknąć błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym.
Spis treści
Podstawy odliczania kosztów w Księdze Przychodów i Rozchodów
W celu odliczenia wydatków w KPiR, przedsiębiorca musi spełnić kluczowe warunki wynikające z przepisów. Zgodnie z ustawą o PIT, kosztem uzyskania przychodów jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że od podatku dochodowego można odliczyć wyłącznie te koszty, które mają racjonalne uzasadnienie biznesowe i realnie wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Warto również wyraźnie oddzielić rozliczanie kosztów w podatku dochodowym (PIT) od odliczania podatku VAT z faktur zakupowych. Czynni podatnicy VAT mogą obniżyć kwotę podatku należnego o podatek naliczony z faktur za wydatki firmowe. Należy jednak pamiętać, że kwotą wpisywaną do KPiR (stanowiącą koszt) jest w tym przypadku wartość netto z faktury. Dla podatników zwolnionych z VAT, kosztem uzyskania przychodu jest wartość brutto.
Jakie wydatki firmowe stanowią koszt uzyskania przychodu?
Podstawowe wydatki w KPiR, które zazwyczaj stanowią największą część kosztów firmowych, to zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych (w branży handlowej i usługowej) lub surowców (w działalności produkcyjnej). Od 1 stycznia 2026 r., zgodnie z nowym wzorem księgi, zapisuje się je w kolumnie 12 (koszty uboczne zakupu, np. transport czy ubezpieczenie w drodze – w kolumnie 13). Prawidłowa klasyfikacja tych elementów jest kluczowa dla rzetelnego ustalenia dochodu.
Pozostałe koszty związane z prowadzeniem firmy
Przedsiębiorcy mają prawo zaliczyć do kosztów podatkowych szerokie spektrum wydatków operacyjnych, które od 2026 r. ewidencjonuje się w kolumnie 15 („pozostałe wydatki”). Należą do nich między innymi: opłaty za media, usługi księgowe i prawne, usługi telekomunikacyjne, zakup wyposażenia biura, czy czynsz za wynajem lokalu użytkowego. Można odliczyć także koszty marketingu, pozycjonowania strony czy transportu, o ile służą one funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Limity odliczeń w KPiR – samochód w firmie i ograniczenia
Nie każdy wydatek biznesowy można odliczyć w całości. Przepisy podatkowe nakładają na przedsiębiorców konkretne limity, które mają zapobiegać nadużyciom. Najpopularniejszym przykładem jest rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu osobowego używanego do celów mieszanych, czyli zarówno do załatwiania spraw służbowych, jak i do celów prywatnych.
Odliczenie paliwa i części eksploatacyjnych
Limit odliczenia wydatków na paliwo, ubezpieczenie, serwis czy myjnię dla pojazdów wykorzystywanych w trybie mieszanym wynosi 75%. Oznacza to, że do KPiR trafia tylko 75% wartości poniesionego kosztu. W przypadku czynnych podatników VAT, najpierw odlicza się 50% podatku VAT, a następnie od pozostałej kwoty (netto + 50% nieodliczonego VAT) oblicza się 75%, które stanowi właściwy koszt w PIT. Limity dotyczą również innych kategorii, jak np. koszty reprezentacji.
Bezpieczne prowadzenie KPiR – wsparcie biura rachunkowego Taxman
Samodzielne prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wymaga bieżącego śledzenia zmian w prawie podatkowym oraz czasu, który przedsiębiorca mógłby przeznaczyć na rozwój swojego biznesu. Błędna kwalifikacja wydatków może skutkować sankcjami. W biurze rachunkowym Taxman zapewniamy profesjonalne prowadzenie KPiR, dbając o maksymalizację korzyści podatkowych przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami. Zapraszamy do kontaktu.
Nowa KPiR od 2026 roku – e-KPiR i JPK_PKPIR
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowa KPiR ma 19 kolumn: osobno wpisuje się numer faktury z KSeF (kolumna 3) i numer innego dowodu (kolumna 4), sprzedaż trafia do kolumny 9, zakup towarów i materiałów do kolumny 12, koszty uboczne zakupu do kolumny 13, wynagrodzenia do kolumny 14, a pozostałe wydatki do kolumny 15. Przy kosztach z faktur ustrukturyzowanych wpisuje się numer KSeF.
Zmienia się też forma prowadzenia księgi. Od 2026 roku KPiR w formie elektronicznej muszą prowadzić podatnicy, którzy składają JPK_V7M, a od 2027 roku – pozostali, w tym rozliczający VAT kwartalnie w JPK_V7K oraz zwolnieni z VAT. Elektroniczną księgę za 2026 rok przekazuje się do urzędu skarbowego w strukturze JPK_PKPIR do 30 kwietnia 2027 roku.
Zasady zaliczania wydatków do kosztów się nie zmieniły – zmieniła się ewidencja. Przy przejściu na nową KPiR sprawdź, czy program księgowy obsługuje nowy wzór i strukturę JPK_PKPIR, i pilnuj, aby każda pozycja miała poprawny dowód, a faktury z KSeF – swój numer.
