5 kroków do pomyślnej rejestracji firmy w VAT — jak uniknąć problemów podczas przejścia na ten podatek?

Podatek VAT, czyli od towarów i usług, jest podatkiem od wartości dodanej. Danina ta w Polsce obowiązuje od 1993 roku i obowiązuje zarówno sprzedawców, jak i nabywców. Decyzja o zarejestrowaniu działalności gospodarczej w VAT może znacząco zwiększać konkurencyjność firmy na rynku, a także pozwala na czynienie dużych oszczędności w sytuacji, gdy dokonuje się jakichkolwiek zakupów na firmę. Rejestracja przedsiębiorstwa na VAT powinna być odpowiednio przeprowadzona. Należy pamiętać o dokładnym wypełnieniu formularza VAT-R.

Krok 1: Wymagania związane z rejestracją firmy w VAT

Aby przejść na VAT lub od razu zarejestrować firmę na vacie, należy złożyć w odpowiednim Urzędzie Skarbowym wniosek VAT-R. Na formularzu wybiera się jeden z dwóch wariantów — podatnik czynny lub podatnik zwolniony.
Do Urzędu Skarbowego należy przekazać komplet dokumentów:

• zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatków od towarów i usług VAT-R,
• dokument, który potwierdzi tytuł prawny do lokalu pełniącego funkcję siedziby firmy,
• jeśli zostanie ustanowione, to także pełnomocnictwo,
• potwierdzenie opłacenia należności za pełnomocnictwo.

Jeśli chcesz prowadzić własną działalność gospodarczą i wpisać się na listę płatników VAT, ale nie wiesz, jak to zrobić samodzielnie, możesz skorzystać z usług naszego biura rachunkowego. Nasi eksperci pomogą Ci szybko i bezproblemowo przebrnąć przez proces rejestracji do VAT.

Krok 2: Przejście na VAT — wybierz odpowiedni moment

Zgłoszenia można dokonać w określonych terminach, które są opisane w art. 96 ustawy o VAT:

• przed dniem dokonania pierwszej czynności określonej w art. 5.,
• przed dniem pierwszej sprzedaży usługi albo towaru, innych niż zwolnione z podatku VAT,
• przed dniem, kiedy płatnik podatku traci prawo do zwolnienia,
• przed rozpoczęciem miesiąca, od którego podatnik rezygnuje ze zwolnienia,
• przed dniem dokonania pierwszej czynności określonej w art. 5 w przypadku rezygnacji ze zwolnienia z podatku VAT.

W przypadku błędnie złożonego formularza podatnik VAT ma możliwość złożenia kolejnego zgłoszenia VAT-R. Przepisy o VAT przewidują tak zwane zwolnienie podmiotowe, które obejmuje płatników, którzy nie przekroczyli 200 tysięcy złotych obrotu w ciągu roku. Przekroczenie tego limitu skutkuje utratą prawa do zwolnienia podmiotowego.

Krok 3: Wybór właściwej formy opodatkowania

Podczas zakładania firmy należy wybrać odpowiednią formę opodatkowania. Do wyboru są trzy – zasady ogólne, skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jakie mają wady i zalety?
Zasady ogólne:

• Zalety:
  • możliwość skorzystania z ulg podatkowych,
  • możliwość rozliczania się z małżonkiem,
  • możliwość rozliczania się jako osoba samotnie wychowująca dziecko,
  • szansa na skorzystanie z kredytu podatkowego,
  • kwota wolna od podatku – 30 tys. zł.,
  • możliwość odliczania od przychodu poniesionych kosztów.
• Wady:
  • po przekroczeniu 120 tys. zł konieczne jest płacenie podatku dochodowego w wysokości 32%,
  • obowiązek prowadzenia KPiR,
  • więcej formalności związanych z dokumentacją firmową,
  • brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej.

Podatek liniowy:

• Zalety:
  • stała stawka podatku – 19%
  • nie łączy się dochodów z różnych źródeł,
  • łatwiej wyliczyć podatek,
  • możliwość odliczenia poniesionych kosztów od przychodów,
  • możliwość odliczenia składki zdrowotnej, maksymalnie do 8700 zł,
• Wady:
  • nie można rozliczać się z małżonkiem,
  • brak prawa do większości ulg podatkowych,
  • brak kwoty wolnej od podatku,
  • brak prawa do wspólnego rozliczania z dzieckiem w przypadku osób samotnie je wychowujących.

Ryczałt:

• Zalety:
  • niskie stawki podatku do wyboru,
  • prowadzenie uproszczonej księgowości,
  • brak konieczności składania zeznań oraz deklaracji podatkowych,
  • możliwość skorzystania z niektórych ulg,
  • prawo do kredytu podatkowego.
• Wady:
  • podstawą naliczania podatku jest przychód,
  • nie ma możliwości rozliczania się ze współmałżonkiem ani z dzieckiem,
  • należy prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • konieczność prowadzenia karty przychodów,
  • od ryczałtu nie odlicza się ulgi na dzieci,
  • na 31 grudnia należy przeprowadzić spis z natury materiałów oraz towarów handlowych.

Krok 4: Wypełnienie wniosku rejestracyjnego

Zgodnie z opisem, który zawiera formularz VAT-R, podatnik VAT wypełnia tylko jasne pola. Szare wypełniane są przez pracownika Urzędu Skarbowego. W przypadku ręcznego wypełniania druku należy to zrobić drukowanymi literami. Podczas wypisywania deklaracji VAT niezbędne jest podanie numeru NIP właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej lub NIP spółki. Wraz z formularzem należy dostarczyć także:

• dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym będzie prowadzona działalność gospodarcza,
• pełnomocnictwo oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

W przypadku deklaracji VAT od podatku od towarów i usług powinny uwzględniać wszystkie czynności wykonane przez podatnika VAT z danego okresu prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z przebiegiem transakcji. Będąc czynnym podatnikiem VAT, składa się miesięczne lub kwartalne deklaracje. W przypadku pojawienia się błędu płatnik podatku powinien jak najszybciej taki błąd skorygować. Zgodnie z ordynacją podatkową wyróżnia się trzy rodzaje błędów — rachunkowe, oczywiste omyłki i wypełnienie niezgodne z ustalonymi wymogami.

Krok 5: Kontrola i monitorowanie

Po zarejestrowaniu firmy na VAT przed czynnymi podatnikami VAT pozostają formalności związane z odpowiednią ewidencją w formie elektronicznej – uwzględnia się ewidencję sprzedaży i zakupów. Dane z ewidencji pozwalają przygotować prawidłową deklarację podatkową, informację podsumowującą i JPK. W przypadku, gdy korzysta się ze zwolnienia podmiotowego, można prowadzić uproszczoną ewidencję. Jej celem jest kontrolowanie, czy nie został przekroczony limit 200 tys. zł. sprzedaży.