Jak kontrolować koszty w firmie i oszczędzać na podatkach?

Efektywna kontrola kosztów w firmie powinna stanowić jedną z podstaw prowadzenia każdego biznesu i to niezależnie od wielkości czy branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo. Bez kontroli wydatków, czy też analizę odchyleń od budżetu, a także dbania o tak zwane cashflow bardzo łatwo można popełnić błędy w znacznym stopniu wpływające na funkcjonowanie firmy. Wraz z jej rozwojem wydatki mogą się zwiększać, więc warto wdrożyć rozwiązania, które pozwolą na efektywne zarządzanie kosztami i podejmowanie świadomych decyzji finansowych. Dlaczego jeszcze warto wprowadzić kontrolę kosztów? Jak koszty stałe i inne wpływają na podatki w firmie?

Dlaczego kontrola kosztów jest ważna dla firm?

Kontrola kosztów to narzędzie, które pozwala skutecznie planować wydatki w biznesie, poprzez dopasowanie ich wysokości do strategii przedsiębiorstwa. Odpowiednie zastosowanie kontroli kosztów umożliwia wyznaczyć scenariusze ponoszonych przez firmę wydatków, tworząc tym samym swoisty system wczesnego ostrzegania o nieosiągnięciu założonych planów.

Nadmierne, a tym samym niepotrzebne koszty są prawdziwym utrapieniem wielu firm. Często przedsiębiorcy, którzy starają się je wyeliminować, poszukują czynnika za nie odpowiedzialnego. To z kolei powoduje, że te koszty pojawiają się w innym miejscu. Odpowiadać za koszty może wiele różnych elementów, a próba wyeliminowania wszystkich nie zawsze jest możliwa od razu.

Wymienić tutaj można między innymi czynniki organizacyjne, techniczne, rynkowe czy też finansowe. Wynika więc z tego, że nadmierny koszt może pojawić się w każdym obszarze działalności firmy. Kontrola kosztów pozwala śledzić wydatki, jakie ponoszone w związku z prowadzeniem działalności. Można wtedy wdrożyć szczegółowe budżetowanie każdego wydatku, sprawdzić, gdzie koszty są najwyższe i w miarę możliwości je ograniczać.

Jak dokładnie kontrolować koszty w firmie?

W controllingu bardzo istotne jest nieustanne prowadzenie analizy kosztów. Przede wszystkim niezbędne jest wydzielenie wydatków prywatnych od firmowych, które często błędnie są łączone w jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Mieszanie tych wydatków może spowodować wiele problemów, w szczególności w przypadku kontroli skarbowej, ponieważ księgi rachunkowe nie będą odpowiednio prowadzone. To najczęściej popełniany błąd przez małe firmy.

Kolejną zasadą jest regularność prowadzenia kontroli. Bieżące zapisy sprawiają, że nie pominie się żadnego wydatku i księga będzie prowadzona w odpowiedni sposób. Ponadto warto z wyprzedzeniem planować budżet, który będzie uwzględniał wydatki na wynagrodzenia, czy koszty związane z zakupem części do maszyn na produkcji. Dodatkowo systematyczna analiza wydatków pozwoli sprawdzić, czy czasami z miesiąca na miesiąc nie uległy one zwiększeniu z jakiegoś powodu.

Rachunek kosztów – co to jest i jak działa?

Rachunek kosztów standardowych opiera na się na opisie kosztów jednostki gospodarczej. Wykorzystuje się go na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne przedsiębiorstwa i stanowi część rachunkowości finansowej oraz zarządczej. Dostarcza on niezbędne dane na temat wyniku finansowego firmy. Rachunek kosztów i rachunek zysków i strat są podstawowymi źródłami informacji potrzebnymi do podjęcia decyzji w prowadzonej działalności.
W Polsce można wyróżnić kilka rodzajów rachunków kosztów:

• rachunek kosztów pełnych — wyróżnia się koszty bezpośrednie i pośrednie,
• rachunek kosztów zmiennych — wyróżnia się koszty zmienne i stałe,
• rachunek kosztów docelowych — wyróżnia się market into company i out of company,
• rachunek kosztów działań — wykorzystuje się go do pomiaru kosztów pośrednich.

Rachunek kosztów pomaga ustalić rentowność produktów, weryfikować odchylenia pomiędzy budżetem a jego realizacją oraz wykryć wolne rezerwy. Odpowiednia klasyfikacja kosztów uwarunkowuje właściwe ustalenie wyniku finansowego i pomaga efektywnie zarządzać budżetem.

Kontrola kosztów w przedsiębiorstwie a podatki

Wykorzystanie kontroli kosztów w firmie wpływa korzystnie na funkcjonowanie firmy, zwiększenie jej budżetu i wydajności poprzez większe możliwości inwestowania w jej rozwój. Kontrolując koszty, można także zmniejszyć wysokość podatku dochodowego. Wiąże się z tym swego rodzaju paradoks. Zwiększając bowiem wysokość kosztów, firma ponosi wysokie wydatki, na które trzeba posiadać odpowiednie środki finansowe.

Z drugiej jednak strony wysokie koszty dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych albo liniowo oznaczają niższy podatek dochodowy. Dlatego też najmniejsze firmą chcą jednocześnie wydawać jak najmniej i generować przy tym wysokie koszty. Aby zbliżyć się do tego celu, wcale nie trzeba naginać przepisów. Wystarczy wiedzieć, co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu i jednocześnie prowadzić ich ewidencję.

Podsumowanie kontroli kosztów

Kontrolowanie kosztów pozwala na monitorowanie wydatków w firmie i tym samym ich optymalizację. Dzięki temu można zaoszczędzić pieniądze, które następnie zostaną przeznaczone na bieżącą działalność albo rozwój przedsiębiorstwa. Prowadzenie wszystkich zapisów wymaga jednak sporo czasu i uwagi. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług biura rachunkowego, które zajmie się finansami i ewidencjonowaniem wszystkich wydatków poniesionych przez przedsiębiorstwo. Jeśli szukasz biura rachunkowego, które pomoże Ci w optymalizacji kosztów w Twojej firmie, to zapraszamy do kontaktu.